Prüfen von Archivsystemen
– IDW RS FAIT 3

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Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein elektronisches Archivsystem, um Informationen schnell und unkompliziert abrufen zu können, Arbeitsabläufe zu verschlanken oder auch Kontrollprozesse über die IT zu steuern und zu dokumentieren. Dies ist nicht immer risikolos, da die Archivsysteme die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen müssen. Wir prüfen, ob die Archivierung den vorgegebenen Anforderungen entspricht (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren) und erstellen regelmäßig die zugehörige Verfahrensdokumentation.

Die Pflichten zur Aufbewahrung und Archivierung sind in Deutschland in § 257 HGB für handelsrechtliche und in § 147 f AO für steuerrechtliche Zwecke geregelt. Diese werden im handelsrechtlichen Bereich durch die Stellungnahme zur Rechnungslegung IDW RS FAIT 3 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) ergänzt.

Für den steuerrechtlichen Bereich werden die Anforderungen in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisiert. Daneben enthält auch das Umsatzsteuergesetz (§14 bzw. 14 b UStG) Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen.

Vor diesem Hintergrund bieten wir die Prüfung von Archivsystemen und Archivierungsprozessen an.

Unsere Leistungen:

  • Prüfung der für die Archivierung relevanten IT-Organisation und IT-Infrastruktur sowie des IT-Umfelds
  • Unterstützung bei Archivierungsprozessen (Erfassung, Indexierung, Speicherung und Verwaltung, Formulierung, Vernichtung)
  • Einrichtung des Archivierungssystems (Systemparameter, logische und physische Zugriffskontrollen, etc.)
  • Prüfung und Überwachung des internen Kontrollsystems
  • Beratung bei Outsourcing von Archivverfahren

Unsere Erfahrung – Ihr Mehrwert

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