Urlaubsrückstellungen in der Handels- und Steuerbilanz

Haben die Mitarbeiter eines Unternehmens ihren Jahresurlaub nicht oder nicht vollständig im laufenden Geschäftsjahr in Anspruch genommen, ist eine Urlaubsrückstellung zu bilden. Vorausgesetzt, es besteht zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Vereinbarung, dass nicht konsumierte Urlaubstage ins Folgejahr übernommen werden können. Da unbekannt ist, ob und wann die Mitarbeiter ihre Urlaubstage verbrauchen, liegt eine ungewisse Verbindlichkeit vor, die je nach Handels- oder Steuerrecht unterschiedlich zu bilanzieren ist.
Grundsätzlich bestehen zwei Möglichkeiten zur Ermittlung der Urlaubsrückstellung. Zu beachten ist, die einmal gewählte Methode in den Folgejahren beizubehalten und ein Wechsel nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig ist.

Zum einen besteht die Möglichkeit der Individualmethode, nach welcher für jeden einzelnen Mitarbeiter die ausstehenden Urlaubstage sowie die Aufwendungen konkret berechnet werden. Diese Methode ist vorteilhaft, wenn die Rückstellung möglichst genau ermittelt werden soll und der Betrieb tendenziell über eher wenige Mitarbeiter verfügt.

Zum anderen besteht die Möglichkeit der Durchschnittsmethode, nach welcher die Mitarbeiter des Unternehmens in unterschiedliche Gruppen unterteilt werden, etwa nach Art der Tätigkeit, der beruflichen Stellung oder dem Umfang der Arbeitszeit. Aus diesen Gruppen wird ein Durchschnittswert abgeleitet, der für die weiteren Berechnungen zugrunde gelegt wird. Diese Methode eignet sich insbesondere für Unternehmen mit einer größeren Anzahl an Mitarbeitern.

Für die Berechnung der Höhe der Urlaubsrückstellung sind zunächst folgende Faktoren zu ermitteln: das maßgebliche Urlaubsentgelt (Jahresarbeitsentgelt), die Arbeitstage pro Jahr sowie die Resturlaubstage. Zu beachten ist, dass die ersten beiden Faktoren je nach Handels- oder Steuerrecht verschieden zu berechnen sind und es daher zu einer abweichenden Passivierung der Urlaubsrückstellung in der Handels- und Steuerbilanz kommen kann.

So sind beispielsweise bei der Ermittlung des maßgeblichen Urlaubsentgelts (Jahresarbeitsentgelt) handelsrechtlich die nach dem Bilanzstichtag anfallenden Kosten maßgebend. Dementsprechend sind unter anderem das Bruttoarbeitsentgelt einschließlich Gehaltssteigerungen sowie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einschließlich Erhöhungen einzubeziehen, ebenso wie fest zugesagte Sonder- oder Einmalvergütungen.

Steuerrechtlich hingegen sind das Bruttoarbeitsentgelt, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, das Urlaubsgeld sowie andere lohnabhängige Nebenkosten zu berücksichtigen. Gehaltssteigerungen oder Erhöhungen bei den Sozialversicherungen nach dem Bilanzstichtag sind nicht mit einzubeziehen.

Nach Ermittlung der oben genannten drei Faktoren lässt sich die Berechnung der Urlaubsrückstellung durchführen. Ist abzusehen, dass die Resturlaubstage im Folgejahr nicht verbraucht werden und die Rückstellung somit länger als 12 Monate bestehen wird, ist sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz eine Abzinsung vorzunehmen.

Bei Fragen zu diesem Thema sprechen Sie uns gerne an. (SAN/NLI)