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RLT Ruhrmann Tieben & Partner mbB - Aktuelle Nachrichten
10.08.2017 | RLT

Betriebsprüfung und digitaler Datenzugriff

Seit nunmehr über 15 Jahren ist es der Finanzverwaltung möglich, im Rahmen einer Betriebsprüfung auf die digitalen Geschäftsunterlagen zuzugreifen. Angefangen bei einem einfachen Einsichtsrecht in die Buchführung des Steuerpflichtigen, sind die Befugnisse beim digitalen Datenzugriff umfangreich angewachsen. Der Prüfer nimmt nicht nur Einblick in die Daten, sondern prüft diese auch im Hinblick auf „Unplausibilitäten“ und Abweichungen von Durchschnittswerten.

1.       Risikomanagement-System der Finanzverwaltung

Bundestag und Bundesrat haben das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens verabschiedet. Es wurde am
22. Juli 2016 im Bundesgesetzblatt (BGBl. I S. 1679) verkündet. Bestandteil dessen ist die Einführung von elektronischen Prüfsystemen, die den Beamten „Fehler-Hinweise“ bzw. „Unplausibilitäten“ anzeigen. Die Schwierigkeit für den Prüfer liegt nunmehr darin, das PC-Programm  zu beherrschen und auch ein Verständnis mitzubringen, aus welchem Grund diese Hinweise vom PC-Programm ausgegeben werden. Keinesfalls verbirgt sich hinter jeder Abweichung von der Norm ein tatsächlicher Fehler oder gar eine Steuerhinterziehung. Des Weiteren ist es unstreitig, dass Sachverhalte auch zugunsten der Steuerpflichtigen ermittelt werden müssen. In der Praxis stellt sich die Vorgehensweise in häufigen Fällen zu einseitig dar.

Sofern es zu einem finanzgerichtlichen Verfahren gelangt erscheint es nicht ratsam, sich als Steuerpflichtiger selbst zu vertreten. Unerlässlich ist es, den Sachverhalt durch den steuerlichen Berater analysieren zu lassen und einen detaillierten Sachvortrag bei Gericht zu gewährleisten. Des Weiteren kann der Berater die Akteneinsicht bei der Finanzbehörde nutzen um punktuelle Verteidigungsansätze herauszuarbeiten.

2.       Umfang des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer

Wie einleitend bereits erwähnt wurde, hat sich das Interesse im Bezug auf den digitalen Datenzugriff verändert. Vermehrt rücken nun auch die sog. „Datenvorsysteme“ in den Blickpunkt der Prüfer. Dazu zählen insbesondere auch der E-Mail-Verkehr und der elektronische Terminkalender. Die Pflege der Daten in solchen Vorsystemen ist oft unvollständig und könnte bei einem Betriebsprüfer einige Fragen und Verdachtsmomente hervorrufen. Helfen kann es auch hier mit dem steuerlichen Berater interne Verprobungen dieser Systeme durchzuführen, um Risikopotentiale einordnen zu können.

Auch in der jüngeren Rechtsprechung sind diese Probleme bereits Gegenstand von Entscheidungen geworden. In den Urteilen vom 16. Dezember 2014 (BFH X R 42/13, X R 29/13 und X R 47/13) lässt sich der Standpunkt des BFH auf eine Kernaussage herunterbrechen. Sofern ein Steuerpflichtiger vermehrt Technik für betriebliche Abläufe nutzt, wird auch der Prüfer vermehrt Zugriff auf diese Daten verlangen. Dieses Zugriffsrecht beschränkt sich nicht nur auf Datensysteme die in die Buchführung einfließen, sondern umfasst unter anderem Handys, iPads, Laptops, WhatsApp-Mitteilungen oder auch die Zeiterfassung im Betrieb.

Weitergehend hat der BFH am 25. März 2015 (X R 20/13) festgestellt, dass ein Fehlen einer Kassenprogrammierung die Glaubwürdigkeit der Buchführung infrage stellt. Zudem ist auf eine lückenlose Dokumentation zu achten. Sämtliche Organisationsunterlagen, wie die Betriebsanleitung, die Ersteinrichtung oder Änderungsprotokolle sind dem Prüfer zur Verfügung zu stellen.

Abzuwarten bleibt welche weiteren Herausforderungen den Steuerpflichtigen durch den Software-Einsatz in Zukunft begegnen werden. (JMÖ)

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